Tipps für mehr Akzeptanz neuer HR Tools

Die Digitalisierung ist eine der größten Veränderungen in Unternehmen in den letzten Jahren und hat auch die Sichtweise auf und Funktion von HR nachhaltig verändert. Von einer Support Funktion hat sich HR so in den letzten Jahren immer mehr zu einem strategischen Partner am Entscheidungstisch entwickelt, der die digitale Transformation im Unternehmen aktiv begleitet und vorantreibt.

Transformation bedeutet dabei immer Veränderung der gewohnten Umgebung, Prozesse, Kultur, etc., was von vielen Menschen als unangenehm empfunden wird, auch wenn das Ziel etwas Positives für sie zur Folge hat. Der Widerstand gegen etwas neues und Unbekanntes ist eine normale psychologische Reaktion des Menschen. Wie groß der Widerstand ist, hängt zusätzlich von den Persönlichkeitsfaktoren der Person ab. Die Adaption an neue Tools kann laut Everett Rogers in fünf Stufen unterteilt werden, die mit unterschiedlichen Einstellungen zu Veränderung einher gehen.

Bei den Innovator*innen und frühen Anwender*innen handelt es sich um Personen, die neuer Software grundsätzlich aufgeschlossen gegenüber stehen und die Kompetenz besitzen, diese selbst zu erkunden und auszuprobieren. Die frühe Mehrheit ist eine Gruppe von Mitarbeiter*innen, die einen sehr praktischen Zugang zu neuer Software pflegen. Der Nutzen und die Erleichterung des eigenen Alltags sind für sie die entscheidenden Faktoren. Die späte Mehrheit wird ein neues Tool nur nutzen, wenn es nötig ist dieses zu verwenden bzw. wenn es konkret Teil der bestehenden Prozesse ist. Die Nachzügler*innen verweigern sich neuen Tools und verwenden eine neue Software erst wenn sie keine andere Möglichkeit mehr haben.

Das Wissen über diese verschiedenen Gruppen von Mitarbeiter*innen und ihrer Haltung kann dabei helfen die Implementierung eines neuen Tools effektiver und einfacher zu gestalten. Über viele Implementierungen bei unseren Kund*innen von Bonrepublic hinweg, haben wir einige Tipps gesammelt um die Akzeptanz von Mitarbeiter*innen gegenüber neuen Tools zu steigern:

  1. Innovator*innen & frühe Anwender*innen sollten möglichst bald im Prozess identifiziert und einbezogen werden, da sie einen entscheidenden Vorbild-Charakter für den Rest der Belegschaft in der Nutzung des Tools haben können.
  2. Der Nutzen und Vorteil, welchen die Software für das Unternehmen bringt, sollten möglichst früh in die Kommunikation mit einbezogen werden. Dabei ist es besonders wichtig die Perspektive der Mitarbeiter*innen einzubeziehen, um Widerstände im Vorhinein identifizieren zu können und auch hier einen klaren Mehrwert zu identifizieren.
  3. Um Information zur neuen Software weiterzugeben, sollte unterschiedlichste Kommunikationskanäle genutzt werden. Bei Bonrepublic nutzen wir mit unseren Kund*innen hier beispielsweise interne Newsletter, zielgruppenspezifische Schulungstermine, in denen wir gemeinsam mit unseren Ansprechpersonen die Plattform vorstellen und Umfragen auf unserer Plattform, um einen Nachschulungsbedarf zu ermitteln. Ziel ist alle Mitarbeiter*innen zu erreichen und die Möglichkeit zu geben Bedenken zu äußern, sowie Fragen und Unsicherheiten zu klären.
  4. Einschulungstermine sind ein essenzieller Bestandteil der Einführung eines neuen Tools, dabei ist eine Kombination aus Kommunikation der Zielsetzung und des Nutzens mit technischem Input zur Nutzung der Plattform zu empfehlen. Gerade die Informationen zur Nutzung der Plattform sollten in möglichst unterschiedlichen Formen bereitgestellt werden, um auf unterschiedliche Lerntypen einzugehen.
  5. Zum Start der Plattform kann es helfen wichtige Inhalte, wie beispielsweise unternehmensinterne Ankündigungen, wöchentliche News-Kurzvideos, neue Mitarbeiter*innen oder projektspezifische Informationen, ausschließlich auf der Plattform zur Verfügung zu stellen, um den Mitarbeiter*innen keine andere Möglichkeit zur Nutzung zu geben.
  6. Gamification kann einen entscheidenden Vorteil in der Nutzung bringen, denn wenn uns etwas Spaß macht, nutzen wir es selbstverständlich auch lieber. Über unser Challenges Feature bieten wir Nutzer*innen einen einfachen Einstieg in die Plattform indem sie z.B. ein Meme zur ihrer Arbeit gestalten, bei einer unternehmensweiten Fitness-Challenge teilnehmen können oder eine Idee für den Namen eines neuen Produkts abgeben können. Auch kleine Rewards für die ersten Schritte auf der Plattform können hilfreich zur Überwindung der ersten Hürde der Nutzung sein.
  7. Die aktive Kommunikation von Quick-Wins, welche durch die Nutzung des Tools erreicht wurden, wie z.B. der erfolgreiche Abschluss der ersten Ideen-Challenge oder des ersten Feedback-Zyklus, kann helfen vor allem die frühe Mehrheit zu überzeugen, dass die Software einen Nutzen bringt.
  8. Routinen helfen die Nutzung eines Tools langfristig in den Alltag der Mitarbeiter*innen einzubauen und am Ende auch die Nachzügler*innen auf die Plattform zu bringen. Daher lohnt es sich möglichst früh darüber nachzudenken welche Routinen für Mitarbeiter*innen auf der Plattform sinnvoll und nutzbringend sein können und diese aufzubauen und zu kommunizieren.

Quellen